Fahrzeugannahme-Protokoll: was reingehört, mit Checkliste zum Abhaken

Warum du jedes Fahrzeug protokollieren solltest

Bei einer Aufbereitung siehst du das Auto oft genauer an als der Besitzer selbst. Nach einer gründlichen Wäsche fallen Kratzer, Steinschläge und kleine Dellen auf, die vorher unter Staub verborgen waren. Für den Kunden sieht das manchmal so aus, als wären sie neu. Ohne Protokoll steht dann Aussage gegen Aussage.

Ein Protokoll schützt aber nicht nur dich. Es zeigt dem Kunden auch, dass du sorgfältig arbeitest. Gerade bei teuren Fahrzeugen, Leasingrückgaben oder Autos vom Händler ist das ein Punkt, der Vertrauen schafft.

Was in ein Annahmeprotokoll gehört

Daten zu Kunde und Fahrzeug

Name und Telefonnummer des Kunden, Kennzeichen, Marke, Modell und am besten die FIN. Die FIN ist eindeutig, auch wenn das Kennzeichen wechselt. Dazu Datum und Uhrzeit der Annahme.

Kilometerstand und Tankstand

Klingt banal, ist aber wichtig, wenn du das Fahrzeug bewegst, etwa zum Waschplatz oder bei einem Hol- und Bringdienst. Mit dem Kilometerstand bei Annahme und Übergabe ist klar, wie viel gefahren wurde.

Zustand und Schäden

Geh einmal ums Auto und notiere alles, was dir auffällt: Kratzer, Dellen, Steinschläge, Felgenschäden, Risse im Leder, Flecken im Polster, Brandlöcher. Schreib dazu, wo genau der Schaden ist, zum Beispiel Tür hinten links, unten. Je genauer, desto besser.

Fotos

Ein Foto sagt mehr als jede Notiz. Fotografiere alle vier Seiten, die Felgen und jeden Schaden einzeln aus der Nähe. Achte auf gutes Licht, in einer dunklen Halle sieht man auf Fotos wenig.

Lackwerte vor Politur und Keramik

Vor einer Politur ist es sinnvoll, die Lackschichtdicke an den wichtigsten Bauteilen zu messen. Auffällig hohe Werte deuten auf eine Nachlackierung hin. Dort musst du vorsichtiger polieren. Und du kannst dem Kunden zeigen, dass eine Stelle schon vorher nachlackiert war.

Persönliche Gegenstände und Besonderheiten

Liegt etwas Wertvolles im Auto, ein Kindersitz, eine Sonnenbrille, Papiere? Notiere es oder bitte den Kunden, es mitzunehmen. Notiere auch Wünsche wie bitte Duftbaum nicht entfernen.

Unterschrift

Am Ende unterschreibt der Kunde, dass das Protokoll stimmt. Erst dadurch hast du später etwas in der Hand.

Checkliste zum Abhaken

• Kunde: Name und Handynummer
• Fahrzeug: Kennzeichen, Marke, Modell, FIN
• Datum und Uhrzeit der Annahme
• Kilometerstand
• Tankstand oder Ladestand
• Allgemeiner Zustand (sauber, normal verschmutzt, stark verschmutzt)
• Schäden außen mit genauer Stelle
• Schäden innen mit genauer Stelle
• Fotos: vier Seiten, Felgen, jeder Schaden einzeln
• Lackwerte bei Politur oder Keramik
• Persönliche Gegenstände im Fahrzeug
• Besondere Wünsche des Kunden
• Vereinbarte Leistungen und Preis
• Gewünschter Fertig-Termin
• Unterschrift des Kunden

Das Übergabeprotokoll nicht vergessen

Bei der Übergabe gehst du dieselben Punkte noch einmal durch. Kilometerstand, Zustand, eventuell Lackwerte nach der Politur. Der Kunde unterschreibt, dass er das Fahrzeug in Ordnung übernommen hat. Wenn du Vorher- und Nachher-Fotos machst, hast du gleich gutes Material für deine Werbung.

So geht das Protokoll schnell

Auf Papier dauert ein vollständiges Protokoll lange, und die Fotos liegen danach irgendwo auf dem Handy. Schneller geht es mit einer App, in der Checkliste, Fotos und Unterschrift an einem Ort liegen und direkt am Auftrag hängen.

In GlanzBüro machst du die Annahme am Handy: Kilometerstand, Tankstand, Zustand, Schadensnotiz und Lackwerte für 13 Bauteile eintragen, ab Basis Fotos machen, Kunde unterschreibt mit dem Finger. Das Protokoll gibt es als PDF mit deinem Logo. Mehr dazu auf der Seite Fahrzeugannahme mit Fotos und Unterschrift. Wenn du Detailing machst, lohnt sich auch ein Blick auf die Detailing Software. Alle Funktionen im Überblick findest du bei der Software für Fahrzeugaufbereiter.

Häufige Fehler beim Annahmeprotokoll

• Nur bei teuren Autos protokollieren: Gerade bei Alltagsautos gibt es oft Streit um kleine Kratzer.
• Schäden zu ungenau beschreiben: Kratzer vorne sagt später wenig. Besser: Kratzer Stoßfänger vorne rechts, ca. 5 cm.
• Fotos ohne Bezug: Ein Foto ohne Hinweis, welches Bauteil es zeigt, hilft wenig. Fotografiere erst das ganze Auto, dann den Schaden aus der Nähe.
• Die Unterschrift vergessen, weil der Kunde es eilig hat. Plane die zwei Minuten fest ein.
• Das Protokoll nicht aufbewahren: Wenn es im Handschuhfach landet oder verloren geht, nützt es nichts.
• Bei der Übergabe nicht noch einmal prüfen: Erst mit Annahme und Übergabe hast du den ganzen Nachweis.

Besonderheiten bei Autohäusern

Bei Fahrzeugen vom Autohaus unterschreibt oft nicht der Besitzer, sondern ein Fahrer oder Disponent. Halte fest, wer das Fahrzeug übergeben hat. Wenn du die Autos selbst abholst, ist ein Lieferschein mit Unterschrift beim Abholen sinnvoll. Kläre mit dem Autohaus vorher, wie bei Schäden vorgegangen wird, die du während der Arbeit entdeckst, zum Beispiel ob du sie ohne Rückfrage beheben darfst oder vorher eine Freigabe brauchst.

Bei Leasingrückläufern ist ein genaues Protokoll besonders wichtig, weil der Zustand später oft von Gutachtern bewertet wird. Fotos aus der Annahme helfen dir zu zeigen, welche Schäden schon vor der Aufbereitung da waren.

Häufige Fragen