Autoaufbereitung Software, die zu deinem Alltag in der Halle passt

Warum eine eigene Software für die Autoaufbereitung?

Viele Aufbereiter starten mit Papierblock, WhatsApp und einer Rechnungsvorlage in Word. Das geht eine Weile gut. Spätestens wenn mehrere Autos am Tag durch die Halle laufen, Autohäuser regelmäßig Fahrzeuge bringen und Rechnungen nachgehalten werden müssen, wird es eng. Dann sucht man Telefonnummern im Chatverlauf, schreibt Preise doppelt auf und weiß am Monatsende nicht genau, welche Rechnung noch offen ist.

Eine allgemeine Handwerker-Software hilft da oft nur halb. Dort gibt es Baustellen, Aufmaße und Stundenzettel, aber kein Kennzeichen, keine FIN, keine HU-Frist und kein Annahmeprotokoll mit Tankstand. GlanzBüro ist von Anfang an für Fahrzeugaufbereitung gedacht: Jeder Kunde hat seine Fahrzeuge, jeder Auftrag hängt an einem Fahrzeug, und jede Rechnung entsteht aus dem Auftrag.

Was die Autoaufbereitung Software für dich übernimmt

Kundenkartei mit Fahrzeugen

Privatkunden, Gewerbekunden und Händler liegen an einem Ort. Du suchst nach Name, Telefonnummer, Kennzeichen oder FIN. Für einen neuen Kunden brauchst du nur Nachname und Handynummer, den Rest trägst du später nach oder der Kunde füllt ihn über einen Link selbst aus. Sechs Wochen vor der HU siehst du, bei welchen Kunden sie fällig wird.

Aufträge mit klarem Status

Jeder Auftrag läuft durch feste Schritte: angefragt, angenommen, in Arbeit, fertig, übergeben. Du siehst auf einen Blick, welches Auto wartet, welches fertig ist und wo es ein Problem gibt. Leistungen wählst du aus deiner eigenen Preisliste, der Gesamtpreis steht sofort da, brutto oder netto.

Fahrzeugannahme und Übergabe

Bei der Annahme hältst du Kilometerstand, Tankstand, Zustand und Schäden fest, der Kunde unterschreibt auf dem Handy oder Tablet. Ab dem Basis-Paket kommen Schadenfotos dazu. Mehr dazu auf der Seite zur Fahrzeugannahme mit Fotos und Unterschrift.

Termine und Auslastung

Termine siehst du als Liste, Tag, Woche oder Monat. Ab Basis gibst du jeder Leistung Punkte und legst fest, wie viele Punkte ein Tag verträgt. So siehst du früh, wann die Halle voll ist. Details findest du bei der Terminplanung für die Autoaufbereitung.

Angebote und Rechnungen

Aus dem Auftrag wird mit einem Tipp ein Angebot oder eine Rechnung. Rechnungsnummern laufen lückenlos, versendete Rechnungen sind gesperrt, Korrekturen gehen nur über Storno. Ab Basis kannst du Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben. Alles dazu im Rechnungsprogramm für Fahrzeugaufbereiter.

So sieht ein Tag mit GlanzBüro aus

Morgens öffnest du die Übersicht und siehst die Termine des Tages, liegengebliebene Aufträge und offene Rechnungen. Ab Basis bekommst du um 8 Uhr eine Mitteilung aufs Handy und eine Liste mit WhatsApp-Nachrichten, die heute rausgehen sollten, zum Beispiel Erinnerungen für Termine am nächsten Tag.

Kommt ein Kunde, legst du den Auftrag an oder nimmst einen angefragten Auftrag an. Du machst die Annahme, arbeitest das Fahrzeug ab und meldest es fertig. GlanzBüro fragt dann direkt, ob die Rechnung erstellt werden soll. Der Kunde bekommt seine Fertig-Meldung über deine eigene WhatsApp-Nummer, wie das genau läuft, steht auf der Seite WhatsApp für Aufbereiter.

Am Monatsende exportierst du Rechnungen und Ausgaben als DATEV-Datei und ZIP mit allen PDFs für deinen Steuerberater. Als Inhaber bekommst du zusätzlich am Monatsanfang eine kurze Mail mit Umsatz, neuen Aufträgen, neuen Kunden und offenen Rechnungen.

Für welche Betriebe passt die Software?

GlanzBüro passt für Ein-Mann-Betriebe genauso wie für Aufbereiter mit Mitarbeitern und Fahrern. Start und Basis sind für einen Nutzer gedacht. Mit Pro legst du so viele Mitarbeiter- und Fahrer-Konten an, wie du brauchst.

• Klassische Autoaufbereitung mit Innen- und Außenreinigung
• Detailer mit Politur und Keramikversiegelung, siehe Detailing Software
• Aufbereiter, die für Autohäuser arbeiten, siehe Händlerportal für Autohäuser
• Smart-Repair-Betriebe, siehe Smart Repair Software
• Mobile Aufbereiter, siehe App für mobile Aufbereiter

So startest du

1. Betrieb registrieren und ein Paket wählen.
2. Beim ersten Login einmal deine Leistungen und Preise anlegen. Du legst dabei fest, ob deine Preise brutto oder netto sind.
3. Logo, Firmendaten und Bankverbindung eintragen. Wenn du willst, lädst du dein eigenes Briefpapier hoch.
4. Ersten Kunden anlegen und loslegen.

Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Wenn du dir die App vorher zeigen lassen willst, buchst du eine kostenlose Live-Demo per Zoom.

Welches Paket für welchen Betrieb?

Start ist für den Einstieg gedacht: Kundenkartei, Aufträge, Annahme mit Checkliste und Unterschrift, Terminbestätigung per WhatsApp, Rechnungen und DATEV-Export. Basis lohnt sich, wenn du Kunden aktiv betreuen willst, mit Fotos, allen WhatsApp-Texten, Auslastung in Punkten und E-Rechnung. Pro ist für Betriebe mit Team, Autohäusern oder Hol- und Bringdienst. Alle Unterschiede stehen auf der Seite Preise und Pakete.

Häufige Fragen