E-Rechnung für Fahrzeugaufbereiter: was gilt ab wann und was musst du tun?

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Rechnung per E-Mail. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Computer ohne Abtippen lesen kann. Die Rechnungsdaten wie Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Beträge stehen dabei maschinenlesbar in einer XML-Datei. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate üblich:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Für Menschen ist sie ohne passende Software schwer lesbar. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist dieses Format.
• ZUGFeRD: ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software des Empfängers liest die Daten aus. Für Geschäftskunden ist das oft der bequemste Weg.

Eine PDF-Rechnung ohne eingebettete Daten, ein Foto oder ein Scan zählt nach den neuen Regeln als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.

Die Fristen im Überblick

Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 erklärt. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B), nicht für Rechnungen an Privatkunden.

Seit 01.01.2025: Empfangen können

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Praktisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach, über das die Rechnungen ankommen. Du musst sie dann aber auch lesen und in ihrer elektronischen Form aufbewahren können.

Bis 31.12.2026: Übergangszeit für alle

Bis Ende 2026 darfst du an andere Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder normale PDF-Rechnungen schicken. Für die PDF-Rechnung braucht es wie bisher die Zustimmung des Empfängers.

Ab 01.01.2027: Pflicht für größere Betriebe

Wer im Vorjahr (also 2026) mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss ab 2027 an Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen verschicken.

Ab 01.01.2028: Pflicht für alle

Ab 2028 müssen alle Unternehmen an Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen, auch kleine Aufbereiter.

Ausnahmen, die für Aufbereiter wichtig sind

• Privatkunden: Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Hier bleibt die normale PDF- oder Papierrechnung erlaubt.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, aber keine ausstellen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiter als normale Rechnung verschickt werden.

Für einen typischen Aufbereiter heißt das: Die Rechnung an Herrn Müller für die Innenreinigung seines Privatwagens bleibt eine normale PDF. Die Sammelrechnung an das Autohaus über 2.400 € muss spätestens ab 2028 eine E-Rechnung sein, bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ab 2027.

Was du jetzt tun solltest

1. Prüfen, an wen du schreibst: Wie viele deiner Rechnungen gehen an Autohäuser, Leasingfirmen, Fuhrparks oder andere Betriebe?
2. Empfang klären: Leg fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten E-Rechnungen schicken sollen, und sorge dafür, dass du sie öffnen kannst.
3. Stammdaten pflegen: Für E-Rechnungen brauchst du vollständige Adressen deiner Geschäftskunden, oft auch deren Umsatzsteuer-ID. Öffentliche Auftraggeber verlangen eine Leitweg-ID.
4. Software wählen, die ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann, damit du nicht auf den letzten Drücker umstellen musst.
5. Mit dem Steuerberater sprechen, wie die elektronischen Rechnungen archiviert werden sollen.

So geht E-Rechnung in GlanzBüro

In GlanzBüro gibst du ab dem Basis-Paket jede festgeschriebene Rechnung als ZUGFeRD oder als XRechnung aus. Die Daten kommen direkt aus der Rechnung, du musst nichts doppelt eintragen. Fehlen Angaben, die für eine E-Rechnung Pflicht sind, zum Beispiel die Adresse des Kunden, zeigt dir die App vorher, was noch fehlt. Umsatzsteuer-ID und Leitweg-ID des Kunden trägst du in der Kundenkartei ein.

E-Rechnungen von Lieferanten liest du ebenfalls ein. Normale PDF-Rechnungen für Privatkunden gehen in allen Paketen. Mehr dazu im Rechnungsprogramm für Fahrzeugaufbereiter. Wenn du viel für Autohäuser arbeitest, schau dir auch das Händlerportal mit Sammelrechnung an. Einen Überblick über alle Funktionen gibt es auf der Seite Software für Fahrzeugaufbereiter.

Drei Beispiele aus dem Aufbereiter-Alltag

Beispiel 1: Ein-Mann-Betrieb, Kleinunternehmer

Du arbeitest allein und nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Du musst keine E-Rechnungen ausstellen. Du musst aber E-Rechnungen empfangen können, etwa von deinem Lieferanten für Pflegemittel. Ein E-Mail-Postfach und eine Software, mit der du die Rechnungen lesen kannst, reichen.

Beispiel 2: Betrieb mit Privat- und Händlerkunden

Du machst 180.000 € Umsatz im Jahr, die Hälfte mit Autohäusern. Ab 2028 musst du an die Autohäuser E-Rechnungen schicken. An deine Privatkunden darfst du weiter normale PDF-Rechnungen schicken. Sinnvoll ist, schon vorher umzustellen, weil viele Autohäuser E-Rechnungen schon früher bevorzugen, damit ihre Buchhaltung schneller läuft.

Beispiel 3: Großer Betrieb mit mehreren Standorten

Du hattest 2026 mehr als 800.000 € Umsatz. Dann musst du ab 01.01.2027 an alle Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. Prüfe frühzeitig, ob deine Software das kann und ob die Stammdaten deiner Geschäftskunden vollständig sind.

Die Umsatzzahlen in den Beispielen sind ausgedacht. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz deines Unternehmens im Vorjahr. Bei Grenzfällen frag deinen Steuerberater.

Aufbewahren nicht vergessen

E-Rechnungen müssen in ihrer elektronischen Form aufbewahrt werden, nicht nur als Ausdruck. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das die PDF-Datei mit den eingebetteten Daten, bei einer XRechnung die XML-Datei. Wie lange und in welcher Form du aufbewahren musst, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

In GlanzBüro wird das PDF einer festgeschriebenen Rechnung einmalig gespeichert und nicht mehr verändert. Die E-Rechnung wird aus den festgeschriebenen Werten der Rechnung erzeugt, sie stimmt also immer mit dem PDF überein.

Häufige Fragen