Fahrzeugannahme App: Protokoll mit Fotos und Unterschrift in zwei Minuten

Warum ein Annahmeprotokoll Ärger spart

Ein kleiner Kratzer an der Stoßstange, eine Delle in der Tür oder ein Steinschlag in der Scheibe: Wenn so etwas erst bei der Übergabe auffällt, steht schnell die Frage im Raum, ob das in deiner Halle passiert ist. Ohne Protokoll hast du dann nur dein Wort. Mit Protokoll, Fotos und Unterschrift ist klar, was vorher da war.

Was in ein gutes Annahmeprotokoll gehört, haben wir im Ratgeber Fahrzeugannahme-Protokoll mit Checkliste ausführlich aufgeschrieben.

Das Annahmeprotokoll in GlanzBüro

Checkliste in allen Paketen

Schon im Start-Paket hast du die vollständige Checkliste: Kilometerstand, Tankstand, Zustand des Fahrzeugs und eine Schadensnotiz als Text. Dazu kommen freiwillig Lackwerte in µm für 13 Bauteile. Am Ende unterschreibt der Kunde direkt auf dem Handy oder Tablet.

Schadenfotos ab Basis

Ab dem Basis-Paket machst du in der Annahme Fotos von Schäden und vom Fahrzeug. Die Fotos werden im Auftrag gespeichert und erscheinen im Protokoll-PDF direkt bei der Schadensnotiz. Wenn du im Start-Paket bist, siehst du den Foto-Knopf trotzdem, er zeigt dir dann, ab welchem Paket er freigeschaltet ist.

Fahrzeugschein-Scan im Pro-Paket

Ist das Fahrzeug neu, fotografierst du im Pro-Paket den Fahrzeugschein. Die KI liest Kennzeichen, Marke, Modell und FIN aus und trägt sie ein. Das Foto selbst wird dabei nicht gespeichert. Alternativ schickst du dem Kunden einen Link, über den er seine Daten selbst einträgt, das geht in allen Paketen.

Übergabeprotokoll und Qualitätskontrolle

Wenn das Fahrzeug fertig ist, machst du die Übergabe mit derselben Checkliste. Bei den Lackwerten stehen im PDF dann vorher und nachher nebeneinander, zum Beispiel nach einer Politur. Der Kunde unterschreibt die Übergabe.

Ab Basis kannst du eine Qualitätskontrolle einschalten. Dann lässt sich ein Auftrag erst auf fertig setzen, wenn die Checkliste mit Fotos abgehakt ist. Das hilft, wenn Mitarbeiter Fahrzeuge fertig melden, und sorgt für weniger Reklamationen.

Im Pro-Paket machst du aus einem Vorher- und einem Nachher-Foto ein Bild mit deinem Logo für Instagram oder Facebook.

Zusatzarbeit direkt freigeben lassen

Oft entdeckst du erst während der Arbeit, dass mehr gemacht werden sollte, zum Beispiel ein Fleck im Polster, der eine extra Behandlung braucht. Ab Basis schickst du deinem Privatkunden einen Link mit Foto und Preis. Er tippt auf freigeben oder ablehnen, und die Leistung landet automatisch im Auftrag. Im Pro-Paket geben Händler Zusatzarbeiten direkt im Portal frei, siehe Händlerportal für Autohäuser.

Das Protokoll als PDF

Annahme und Übergabe gibt es als PDF mit deinem Logo. Du kannst es dem Kunden per E-Mail schicken oder über das Teilen-Menü am Handy weitergeben. Das PDF enthält alle Angaben der Checkliste, die Unterschrift, die Lackwerte und ab Basis die Fotos.

Aus dem fertigen Auftrag erstellst du danach die Rechnung, siehe Rechnungsprogramm für Fahrzeugaufbereiter.

So läuft die Annahme in der Praxis

1. Auftrag öffnen und auf Annahme tippen.
2. Kilometerstand und Tankstand eintragen, Zustand auswählen.
3. Einmal ums Auto gehen und Schäden notieren, ab Basis mit Foto.
4. Bei Politur oder Keramik die Lackwerte eintragen.
5. Dem Kunden das Handy geben, er prüft und unterschreibt.
6. Fertig. Das Protokoll hängt am Auftrag und lässt sich als PDF teilen.

Mit etwas Übung dauert das zwei bis drei Minuten. Der Kunde sieht, dass du sorgfältig arbeitest, und du hast später einen Nachweis. Auch Mitarbeiter mit eigenem Konto im Pro-Paket können die Annahme machen.

Häufige Fragen