Terminplanung für die Autoaufbereitung: Halle voll, aber nicht überladen

Kalender als Liste, Tag, Woche und Monat

Schon im Start-Paket siehst du deine Termine als Liste oder Kalender. Jeder Termin hängt an einem Kunden und einem Fahrzeug, mit Leistung, Dauer und Notizen. Du kannst Fahrzeug, Leistung und Dauer im Termin jederzeit ändern. Liegengebliebene Termine von gestern stehen oben, damit nichts untergeht.

Die Terminbestätigung schickst du in allen Paketen per WhatsApp mit einem festen Standardtext. Ab Basis passt du den Text an und schickst Erinnerungen am Vortag.

Auslastung in Punkten statt in Stunden

Ab dem Basis-Paket gibst du jeder Leistung Punkte. Eine Außenwäsche hat vielleicht einen Punkt, eine Komplettaufbereitung vier. Für jeden Wochentag legst du fest, wie viele Punkte deine Halle schafft. GlanzBüro zeigt dir dann mit einer Ampel, ob ein Tag noch frei, fast voll oder voll ist.

Willst du trotzdem noch einen Auftrag reinnehmen, warnt dich die App vor der Überbuchung, lässt dich aber entscheiden. Termine verschiebst du per Ziehen im Kalender.

Warteliste und geschlossene Tage

Wenn ein Kunde einen vollen Tag möchte, setzt du ihn ab Basis auf die Warteliste. Wird ein Termin frei, schlägt GlanzBüro dir passende Kunden von der Warteliste vor.

Urlaub, Feiertage oder Messetage sperrst du als geschlossene Tage. An diesen Tagen lässt sich kein Termin anlegen und niemand kann online buchen.

Online-Buchung über deinen Betriebs-Link

Im Pro-Paket buchen Kunden selbst einen freien Termin über deinen Betriebs-Link. Sie sehen nur deine aktiven Leistungen und nur Tage, die nach deiner Punkte-Kapazität noch frei sind. Jede Buchung kommt als angefragter Auftrag rein, du nimmst ihn an oder meldest dich beim Kunden.

Ab Basis gibt es außerdem Express-Anfragen: eine eigene Anfrageseite, über die Kunden in kurzer Zeit eine Anfrage schicken. Neue Anfragen kommen als Mitteilung auf dein Handy.

Termine im Kalender deiner Mitarbeiter

Ab Basis abonnierst du deine Termine als iCal-Kalender im Handy, zum Beispiel in Google Kalender oder im Apple-Kalender. Im Pro-Paket bekommt jeder Mitarbeiter seinen eigenen Kalender-Link. Die Termine bleiben automatisch aktuell.

Erinnerungen an Kunden laufen über deine eigene WhatsApp-Nummer, wie das funktioniert, steht bei WhatsApp für Aufbereiter. Für Autohäuser, die regelmäßig Fahrzeuge bringen, gibt es das Händlerportal.

Ein Beispiel für die Punkte-Planung

Angenommen, deine Halle schafft an einem normalen Werktag 8 Punkte. Eine Außenwäsche gibst du mit 1 Punkt an, eine Innenreinigung mit 2 und eine Komplettaufbereitung mit 4. Ist für Dienstag schon eine Komplettaufbereitung und eine Innenreinigung gebucht, sind 6 von 8 Punkten belegt. Die Ampel steht auf gelb. Eine weitere Innenreinigung passt noch, eine zweite Komplettaufbereitung nicht.

Samstags arbeitest du vielleicht nur halbtags, dann gibst du dem Samstag 4 Punkte. Sonntag bleibt bei 0. Die Werte legst du für jeden Wochentag einzeln fest und kannst sie jederzeit ändern. Die Zahlen hier sind nur ein Beispiel, du wählst die Punkte so, wie es zu deinem Betrieb passt.

Der Vorteil gegenüber einem reinen Stundenplan: Du musst nicht jede Minute planen. Du siehst trotzdem, ob ein Tag voll ist. Gerade wenn Kunden ihr Auto morgens bringen und abends holen, ist das oft genauer als ein Kalender mit Uhrzeiten.

Typische Planungsfehler, die du damit vermeidest

• Zu viele große Aufträge am selben Tag, weil im Kalender nur Uhrzeiten standen.
• Termine an Feiertagen oder im Urlaub, weil keiner daran gedacht hat.
• Kunden, die anrufen, obwohl ein Platz frei geworden ist, aber niemand weiß, wer gewartet hat.
• Vergessene Termine, weil die Erinnerung am Vortag fehlte.

Häufige Fragen