Rechnungsprogramm für Fahrzeugaufbereiter: vom Auftrag zur Rechnung in einem Schritt

Rechnungen und Angebote direkt aus dem Auftrag

Wenn du einen Auftrag auf fertig setzt, fragt GlanzBüro, ob die Rechnung erstellt werden soll. Die Leistungen aus dem Auftrag stehen schon drin. Zuerst entsteht ein Entwurf, den du noch ändern oder löschen kannst. Erst wenn du ihn festschreibst, bekommt er die nächste Rechnungsnummer. Die Nummern laufen dadurch lückenlos.

Angebote erstellst du genauso. Für Händler und Firmenkunden kannst du mehrere Aufträge in einer Sammelrechnung zusammenfassen. Brutto- oder Nettopreise legst du einmal fest, Gewerbe- und Händlerkunden sehen standardmäßig netto, Privatkunden brutto. Als Kleinunternehmer erstellst du Rechnungen ohne Mehrwertsteuer mit dem Hinweis nach § 19 UStG.

Festgeschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind

Sobald eine Rechnung festgeschrieben ist, speichert GlanzBüro die Werte und das PDF einmalig. Danach lässt sich am Inhalt nichts mehr ändern, nur noch Status, Zahlung und Mahnstufe. Musst du etwas korrigieren, erstellst du ein Storno und eine neue Rechnung. So bleibt deine Buchhaltung nachvollziehbar.

Das PDF trägt dein Logo, deine Firmendaten und deine Bankverbindung. Wenn du schon ein Briefpapier hast, lädst du es als PDF oder Bild hoch, und GlanzBüro druckt die Rechnung darauf.

E-Rechnung als ZUGFeRD und XRechnung

Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 01.01.2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle anderen auch. Quelle: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes und BMF-Schreiben vom 15.10.2024.

Ab dem Basis-Paket gibst du Rechnungen als ZUGFeRD aus, das ist ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, oder als XRechnung im XML-Format, wie sie zum Beispiel öffentliche Auftraggeber verlangen. Du kannst außerdem E-Rechnungen von Lieferanten einlesen. Ganz normale PDF-Rechnungen gehen in allen Paketen. Was genau für dich gilt, steht im Ratgeber E-Rechnung für Fahrzeugaufbereiter.

Offene Rechnungen und Zahlungserinnerung

Unter offene Posten siehst du alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind. Überfällige Rechnungen sind rot markiert. Du markierst eine Rechnung mit einem Tipp als bezahlt. Mahnungen erstellst du in Stufen direkt aus der Rechnung, auch im Start-Paket.

Ab Basis erscheinen überfällige Rechnungen morgens in der Liste der WhatsApp-Nachrichten, die heute rausgehen sollten. Du tippst auf Senden, WhatsApp öffnet sich mit einer fertigen Zahlungserinnerung, und du schickst sie ab. Mehr dazu bei WhatsApp für Aufbereiter.

Export für den Steuerberater

Rechnungen und Ausgaben exportierst du als DATEV-Datei und als ZIP mit allen PDFs. Ausgaben wie Material oder Tankquittungen erfasst du direkt in der App. So musst du am Monatsende keine Ordner mehr sortieren.

Rechnungen verschickst du per E-Mail mit PDF im Anhang oder teilst sie am Handy, zum Beispiel per WhatsApp. Der Kunde kann seine Rechnung auch über einen Link öffnen.

Von der Rechnung bis zum Zahlungseingang

1. Auftrag fertig melden, GlanzBüro schlägt die Rechnung vor.
2. Entwurf prüfen, Leistungen und Preise stehen schon drin.
3. Festschreiben, die Rechnung bekommt ihre Nummer.
4. Per E-Mail mit PDF, per WhatsApp oder als Link verschicken.
5. Zahlung kommt rein: als bezahlt markieren.
6. Zahlung bleibt aus: Mahnung erstellen, ab Basis Zahlungserinnerung per WhatsApp.

Wenn ein Kunde Rechnungen für mehrere Fahrzeuge bekommt, etwa ein Autohaus, nutzt du die Sammelrechnung. Für Händler mit eigenem Portal-Zugang im Pro-Paket liegen die Belege direkt im Portal.

Häufige Fragen